怎样管理时间，制定计划表，并督促自己
生活中的大部分人都有拖延的毛病，我们常常把一件事情拖到最后一刻才去完成，不能按照制定的计划去完成工作，而且完成的工作质量也很差。
因为有这些问题的存在，所以制订一个工作计划表并且按时、有序地完成它，就显得尤为重要。为了战胜拖延症，我们需要学习制订工作计划表的6大杀手锏。
1.用20%的时间完成80%的工作
没错，这就是传说中的“80/20法则”。现在我们将这个法则运用到我们的工作中。
简单来说，就是在我们工作计划中的前20%的时间完成80%的工作，至少要看上去完成了80%。
举个例子，我计划用两个小时的时间来写一篇文章，那么我就可以花20分钟时间用思维导图来构思一下文章的内容和结构。
这样，我们能从整体上看到这篇文章写出来之后的效果，方便我们添加或修改文章中的一些内容。
2.设定阶段性目标
我们在设定总目标的时候，也要设定一些阶段性的目标，也就是我们说的里程碑。
给我们的目标设定一些阶段性的目标，可以帮助我们更好地战胜拖延，我们就可以对阶段性的目标一一进行检查。
比如，我设定了一个“做自明星”的目标，那么我就可以设定这几个阶段性目标。
（1）开通自己的原创公众号
（2）搭建我的自媒体矩阵
（3）开设我的时间管理课程
有了这些里程碑以后，我们就可以随时检查自己的阶段性目标的完成情况，帮助我们更好地掌控进度。
3.把工作细化成每天能够完成的任务
这样做的好处是，可以保证我们每天都可以按时完成当天的工作量。
当我们设定好阶段性目标以后，就要将这些小目标细化成每一天可以具体完成的任务。
比如，我的阶段性目标“开通自己的原创公众号”，这个目标细化成每天的任务就是，每天写一篇文章并发表到公众平台。
接着，对每天具体的任务，再细化到更小的。
对于“每天写一篇文章”这个任务，我们也可以继续细化为“收集素材，构思文章，写文章，发文章，保存文章”。
4.将你的工作计划表公开
当你把目标公开以后，你就没有退路了，他们会一直监督者着你，看着你实现自己目标的过程。
比如，我计划每天写一篇文章，我就加入到了“每天一篇文章”的群，每天都必须完成一篇文章发到群里，这样就不容易半途而废。
5.预估工作所需的时间
这样做的好处是，可以更好地安排自己的工作计划，做到心中有数。
（1）对于一些简单的重复性工作，可以根据单位时间的工作量来估算。
【怎样管理时间，制定计划表，并督促自己】 比如，你计划学习一门12节的视频课程，你每天可以看一节课，那么12天就可以完成它。
（2）通过做过的类似工作来推算。
比如，你准备看1本书，以你以前的经验，只需要2个小时，在你看完之后，你在对比一下用了多少时间。
（3）对于自己没有做过的东西，可以先做一部分，计算一下时间，再估算整个时间。
6.制订计划的要点
（1）要具体化。把“看一本书”变成“阅读《超级高效工作术》第一章”。
（2）要细分化，以天为单位。比如，每天看书籍的一章。
（3）对于每天要做的习惯性工作，可以不写计划。比如，每天写文章。
（4）把目标分成几个大类，集中做同类型的事。比如工作、生活和学习。
■网友的回复
首先，我不是GTD大师，只是昨日被学员问及这个问题，所以把自己的做法分享一下。这次分享仅涉及我目前所用的道具部分，不涉及常用的甘特图、思维导图等。看情况来写续集分享更多吧。先分享几点关于分类和排序的想法：
看过史蒂芬·柯维老师《高效人士的七个习惯》的朋友都知道有个著名的2×2的矩阵：“紧急且重要，紧急不重要，重要不紧急，不紧急不重要”吧？所以任务的分类、排序是我关注的重点。具体操作用我常提及的“彩虹法”：按彩虹的颜色赤、橙、黄、绿、青、蓝、紫来排列重要、紧急程度，赤为第一优先，紫为最末。
分类的时候除了对性质进行分类，还需要对时间维度进行考量。比如，有的是需要整块连续时间处理的任务，有的是可以一次性OK的，有的是需要周期性提升的，等等，请根据个人喜好和习惯进行分类标记。
按干系人进行分类。我个人的做法是把10:00～14:00用来专注于可以个人处理的事项，比如订计划、画脑图、写文档等。15:00～19:00用来处理需要团队作业的部分。午餐及餐后散步时间来做一对一谈话、沟通。之后花15～40分钟用来打坐、补充体力和收摄心念。
特别提出把这种分类排序养成你的工作习惯，并且把这种习惯和素养分享到团队。
如果你完成了以上4点，那让对方跟你“有默契的合作”就会轻松许多。比如我的团队成员都知道我会在两个时段集中处理邮件：9:30～10:00和14:30～15:00，所以在发送邮件前会考量我的邮件阅读时间，并在标题和引言里标注重要紧急度和Deadline（如果有的话）。如果是需要紧急处理的事务，会打我的办公座机和手机。当这样的习惯和默契培养形成后，个人就能比较有计划地来进行任务的排序、分类处理，而不至于一直在扮演“消防员”，头疼医头、脚疼医脚地应付事务。
把自己从具体的、繁琐的、繁杂的事务里抽离出来，也许能见到不一样的风景。这是我每天打坐的原因之一。
在#小曼的情绪管理课#上经常会被问：“小曼小曼，我们公司每次开会都是又臭又长，烦都烦死了。”或者“小曼小曼，我们每天就是开会开会，各种会，从早开到晚，很郁闷。”
下面我分享一下如何“开会”。关于开会如何做到既有内容又有效率，我有4个职业习惯。
一、会前做好思维导图
在我就职的公司里，每次会议，团队领导列好主题，然后由“蓝帽”角色（详见《6顶思考帽》）发邮件给与会人员：时间、地点、议题。当然，这里也会用到我在上一篇时间管理文字里的“彩虹法”。
来想想大家会怎么做？收到邮件——看过标题——看过时间地点——记下主题。如果是自己要发言，那准备PPT；如果自己不发言，看完以上就好了。是吗？
OK，来想想我们在餐厅是怎样抱怨菜老不上的？“地里种着呢吧？还没长出来吧？”是吗？
我们开会时间很长很长，往往是因为会议开始前大家都没仔细想过怎么谈吧？这个议题要说些什么呢？我们的目标、预期、解决方案是什么呢？
所以在我组织的会议里，与会者在进会议室之前都务必准备好如上问题的答案再来。如若不是自己负责的项目也要提前阅读过相关材料，“带着想法”来开会。
所谓答案、所谓想法用思维导图做整理和落地当然再好不过了。每个与会者带着自己的思维导图才能进会议室。
二、思维导图的用法
我所在部门开会前领导者都会把议题一一写在白板上，一二三、ABC般列好。这个看起来“提纲挈领”的做法在头脑风暴的时候却常常出现拉不回来的情况。像我这样娘子军的部门，会深入细节到“这个动词我们是用促进好还是提升好”这样的“会议讨论”里去。
这是因为这样单纯用罗列的形式，很难有“时光易逝”的感觉，一旦头脑风暴起来，沉浸其中而不自知。
那么，把议题画成思维导图吧！
思维导图的主题模块可以提示大家进度在哪里，未完成的部分得以直觉化直观地呈现。这样，不用“蓝帽”提示，与会者自己也会有时间观念。
当然，我也用思维导图来训练小朋友写会议记录。之前导师训练我们，会议记录要由文字叙述表换成图表形式的。图比表好，表比字好。我在此之上做了延伸。
大部分朋友做思维导图习惯用mindmanager，介于现在很多公司给员工配发iPad，在会议时携带iPad做记录也越来越多。在此推荐i-mindmap 给大家，这款软件与前者相比便利性无差，但分享功能很强大，有兴趣的朋友可以试试。
三、“站会”文化
在我供职的组织里有着轻松、创新的文化。当然也是基于组织高速发展、员工数呈几何级数增加，以至于预订会议室也很困难。于是，只要是简单的议题，15～20分种可以解决的问题，我们就找个员工休息区，甚至是一个办公区稍大的空旷些的角落，抱着个自己的笔记本电脑快速讨论完成即可。
这种不需要桌椅、投影、白板等复杂硬件设施的会议高效、迅速。因为与会人员都是站立开会的，所以叫“站会”啦。
四、不准带电源
好吧，这招比较狠，呵呵，但行之有效。要么，提前充好电；要么，“小曼姐快点快点，我没电了，记不下来了啦。”
■网友的回复
我也正在制作计划当中，计划谁都会，但我个人觉得重在执行，但在这个过程中又是那种枯燥乏味。在这个过程中我也在寻找方法，是坚持呢，还是监督呢！我也不像走回头路，就在这个道路上摸爬滚打，当然在这个里面出现了很大问题，出现了效率低下，拖延，计划的不合理等等。在这几个月中，确实自己成长了，进步了不少。如果真想，倒可以和我一起执行计划，互相监督，分享心得！
■网友的回复
制定计划表，要首先明确自己的目标。从目标需要实现的时间截至点往前推，规划每一阶段的里程碑，再细化到每一天，每小时。我一般规划到每5分钟。
规划的时间单位越小，越不容易拖延。
■网友的回复
人颓丧的话，计划就是一张废纸
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